外贸发货前如何跟客户沟通收尾款

明确尾款结算条件

发货前,最重要的就是明确尾款的结算条件。以邮件的形式告知客户,明确尾款的结算方式、申请结算的相关材料以及结算期限等具体细节,这对双方都很重要。比如“收款方式为电汇,请提供发票和运单,尾款请在发货后15日内汇入我们的账户”。这可以避免后期因为条件细节不清导致纠纷。

两方签订尾款协议

如果金额较大,建议双方签订一份正式的尾款协议。协议内容应包括产品名称、数量、总金额、已付款金额、尾款金额、尾款日期、支付方式、违约责任等。签订协议有助于明确双方责任,如果日后发生纠纷,也有法律依据。协议签订后,需要及时将协议复印件交付客户并保留好协议书原件。

派工先行确认订单情况

外贸发货前,应派专业工程师去客户那边进行订单实施情况确认,了解产品是否按约生产完毕,项目是否顺利开展。前往目的地与客户进行面对面沟通,解答各种疑问,及时了解客户需求变更等情况,并制作详细的确认笔录。这有助于避免出车后因为客户要求变更产生纠纷。

顺利完成车船货检流程

发货前,需与快递公司或者船公司进行沟通,了解发货流程,并提供所需的货运单证。同时,按程序要求将货物交付给快递公司或船公司进行车船货检。货检通过后,需与客户提供物流追踪号,让客户了解货物送达进度。及时跟踪物流,一旦发生异常需要及时反馈客户,保持顺畅的信息沟通 channel。

客户确认收货无误后催付尾款

等客户确认货物收到且无误后,这时就是催付尾款的时候了。可以邮件或电话跟客户友好地提醒尾款事宜,附上相关结算文件,比如发票复印件和其他按照双方协议约定的相关结算单据。在尾款到期前3-5天,还可以进行友好催款。如果客户无法如期付款,还可以商定延期付款事宜,确保客户没有理由拖延尾款。这样可以有效避免 potential 的尾款风险。

跟进客户付款情况并确认收款

发货公司要持续关注并跟进客户的付款情况,一旦银行反馈有相关款项入账,立即与客户进行确认,并提供入账证明。这对双方都很重要。收到尾款后,还应与客户进行沟通,表达感谢之意。加强后续沟通和联系,以建立长期友好的合作关系。避免工作只停留在尾款收取上,这将有利于拓展更多商机。

常见问答(FQAS)

Q1:发货前应明确的尾款条件有哪些?

发货前,最重要的就是明确尾款的结算条件,如结算方式、需要提供的结算材料、尾款期限等信息。

Q2:是否需要签订尾款协议?

如果金额较大,建议双方签订正式的尾款协议,明确产品信息、已付款额、尾款额、付款日期、支付方式等重要条件。

Q3:发货前是否需要派人去现场确认订单情况?

是的,建议派专业人员去客户现场,确认订单生产情况,解答疑问,了解需求变更,制作确认笔录。

Q4:发货前需要联系快递公司或者船公司吗?

需要与快递/船公司沟通流程,提供所需单证,按要求进行车船货检,跟踪物流提供追踪号给客户。

Q5:客户确认收货无误后,如何催付尾款?

可以邮件或者电话提醒并附上结算文件,在到期前3-5天友好催款,或者商定延期到付,以免拖延尾款风险。

更新时间:2024-11-24